Mises à jour des données commerciales et contrôle interne

Objectifs

• Savoir se situer dans un environnement numérique ;
• Pouvoir comprendre la nécessité et les mises à jour de la base de données (BDD) pour établir les documents commerciaux ;
• Savoir contribuer à la collecte des données de l’architecture numérique globale de l’organisation.

Légende de la leçon

Vert : définitions

Notions

• Informations, données ;
• Documents commerciaux.

Introduction

Une donnée est un élément brut, inemployé, en dehors de tout contexte. En revanche, une information est une donnée.

La gestion optimale des bases de données (BDD) pour les documents commerciaux :

Afin d’assurer une gestion efficace des documents commerciaux tels que les bons de commande, les factures et les justificatifs, l’entreprise doit s’appuyer sur des bases de données (BDD) fournissant des informations cruciales sur ses tiers, qu’il s'agisse de clients, de fournisseurs ou de partenaires.
La structure de cette gestion peut être décomposée comme suit.

I. Utilité des bases de données pour les documents commerciaux

1) Besoin d’informations détaillées sur les tiers (clients, fournisseurs, partenaires)

Lors des opérations de vente de biens et services, les informations sur les clients permettent d’établir des documents commerciaux (par exemple : bons de commande, bons de livraison et factures).

Certaines de ces informations sont les suivantes :

• la raison sociale (par exemple Papeterie BALI) d’une entreprise commerciale ; son SIRET, code NAF et sa domiciliation (adresse postale d’implantation de l’entreprise), etc. ;
• ou le nom et prénom (par exemple pour un client particulier : M. DUPONT Jean-Luc) et son adresse postale.

Ces informations énumérées ci-dessus sont aussi nécessaires pour d’autres partenaires de l’entreprise, par exemple les fournisseurs en cas d’opérations d’achats de biens et services.

2) Stockage centralisé dans des bases de données

Ces différentes informations relatives aux clients, fournisseurs, partenaires sont stockées dans une base de données unique – par exemple le progiciel de gestion intégré (PGI*) qui permet la gestion globale (module des achats et ventes), la gestion commerciale (achats/ventes), la gestion d’investissements (par exemple l’acquisition d’immobilisations), la gestion de personnel (comme la rémunération du personnel) et la gestion comptable (les écritures comptables, les documents comptables et de synthèse, le bilan et le compte de résultat de l’entreprise) dont les données saisies sont disponibles pour les utilisateurs des différents services (achats, ventes, facturation, etc.) au sein de l’entreprise.

Chacun des utilisateurs (par exemple certains employés de l’organisation) peut avoir le droit d’accès aux informations de la base de données dans le cadre de la gestion de l’accès au système d’information (par exemple un ensemble de ressources qui permet de collecter, stocker, traiter et distribuer de l’information à ces employés grâce à leur code d’accès – nom d’utilisateur, identifiant et mot de passe –, attribué à un utilisateur pour le distinguer des autres utilisateurs d’un système d’information, notamment dans la base de données.

Autrement dit, le nom d’utilisateur permet uniquement de distinguer un utilisateur d’un autre pour gérer l’accès aux données.

Les droits d’accès : il y a quatre sortes de droits d’accès accordés à l’utilisateur.

1. Création (C) : Droit d’écriture permettant à l’utilisateur de créer de nouvelles données.
2. Interrogation (I) : Droit de lecture ou de consultation des données accordé à l’utilisateur.
3. Modification (M) : Droit de modifier de l’utilisateur ou de mettre à jour des données.
4. Suppression (S) : Droit à l’utilisateur de supprimer des données.

II. Types de bases de données

1) Base de données clients

Elle permet de réaliser les tâches suivantes :

• identification du client (I.B.) ;
• suivi de l’historique des échanges ;
• analyse du comportement d’achat du client.

2) Base de données tiers

Elle a pour finalité de réaliser les missions telles que :

• l’identification des fournisseurs (I.B.) ;
• identifier les conditions particulières des fournisseurs (par exemple les remises accordées…) ;
• identifier les caractéristiques commerciales (qualité des produits, normes, labels, etc.).

III. Maintenance des bases de données

Le stockage de données centralisées (I.B.) se réalise sous forme de mise à jour (saisie, modification et suppression) des données tout en évitant quotidiennement la redondance des données.

1. Nécessité de mises à jour régulières. Elles ont pour finalité d’actualiser les données stockées dans la BDD.
2. Contrôles fréquents pour garantir la fiabilité.
3. Processus de nettoyage pour assurer la qualité des données.

IV. Contrôles spécifiques pour chaque type de BDD

1) Contrôle en trois étapes de la BDD client

• Contrôle des données clients, afin d’actualiser celles-ci.
• Contrôle des documents commerciaux (par exemple la facture) liés aux clients.
• Contrôle des règlements clients. Il se réalise grâce au suivi des créances clients dans la balance âgée comportant les soldes des comptes clients.

2) Contrôle en trois étapes de la BDD tiers

• Contrôle des demandes d’achats et données fournisseurs.
• Contrôle des documents commerciaux liés aux fournisseurs.
• Contrôle des règlements fournisseurs.

Conclusion

La mise en place de ces processus garantit une gestion efficace des informations, contribuant ainsi à la fluidité des opérations commerciales et au maintien de relations solides avec les partenaires.

Les sources

(*) Le référentiel BO BCG CG : P1 (processus 1)
1.7.1 Présentation des caractéristiques de l’organisation du processus « contrôle et traitement des opérations commerciales » et la recherche de sécurisation des opérations
BTS Comptabilité Gestion.pdf